INTRANET

Introducción 

La Intranet es el uso de tecnologías de internet, para un público específico, relacionado a través de una organización. El alcance y cantidades de servicios establecidos en la intranet, dependerá de las posibilidades y necesidades de la organización.

A nivel técnico la intranet es un compendio de servicios de Internet, tales como: http , https, email, ftp, rsh, irc, entre otros; además puede contener una serie de aplicaciones creadas sobre esos servicios: registro de usuarios de correo, búsquedas de documentos, control de asistencia, etc. todo ellos orientados a un público específico, que mantienen un vínculo a través de una organización en la que laboran o prestan sus servicios.

¿A que publico va dirigido? 

A los trabajadores de la organización, sea esta pública o privada. Dentro de los trabajadores, existen diferentes niveles o jerarquías, y tanto la información como las posibilidades de acceso se controlarán según esa jerarquía. En determinados casos, puede definirse a los “clientes” o “proveedores” u otro personal externo relacionado a la organización, como integrantes de la intranet, y en ese caso, el control de acceso es vital para el éxito de la misma.

Cual información es relevante publicar: Evidentemente, cualquier dato que permita un mejor funcionamiento de la organización. Desde contenido estático como lo pueden ser las políticas de ingreso de los recursos humanos, los beneficios a los trabajadores, las diferentes regulaciones y procedimientos establecidos. Como información variable o dinámica, se podrían colocar, indicadores de gestión por división o departamento, ejecución presupuestaria y/o financiera, resultado de eventos e imagen corporativa hacia los trabajadores.

Que servicios se deben proveer: Como mínimo se podría establecer el correo electrónico, repositorio de documentos organizacionales, búsquedas de documentos por variados criterios, control de solicitudes interdepartamentales (solicitudes los servicios generales, solicitudes de instalación de puestos de trabajo), servicios a los trabajadores: aprobación de préstamos de caja de ahorros o sobre prestaciones sociales, control de vacaciones y también se pueden tener servicios sobre la intranet misma: administración de contenido, control de acceso de los usuarios, entre otros.

Cuáles son los mecanismos de seguridad y control de acceso a la intranet: Este aspecto, ya mencionado anteriormente, es de suma importancia pues es el elemento que define la audiencia de la intranet, y por lo tanto quienes tendrán acceso a la información y servicios que ahí se prestan. Este control de acceso debe realizarse técnicamente, bajo la aprobación del departamento de recursos humanos. Sólo esta validación garantiza la adecuada sincronización entre trabajadores y público de la intranet. Como atributos de la clave de la intranet, entre otros, se debe tener al departamento, nivel jerárquico, y lista de acceso a los diferentes servicios, con el fin de poder tanto filtrar el contenido, como permitir el acceso a determinados servicios. 

Cómo alfabetizar al público: Este es un aspecto que debe ser manejado desde el reclutamiento, y como objetivo de crecimiento organizacional y personal de todos los trabajadores de la organización. Debe mantenerse un indicador que permita medir el nivel de alfabetización de los trabajadores, y que sirva para definir estrategias de entrenamiento para aquellos individuos que poseen desventajas.

Ventajas y Desventajas 

Ventajas:

Los factores que influyen poderosamente en el establecimiento de una Intranet pueden resumirse como sigue:

• Costes asequible, tanto de su puesta en marcha como de uso. Es una forma muy eficiente y económica de distribuir la información interna, sustituyendo los medios clásicos.

• Fácil adaptación y configuración a la infraestructura tecnológica de la organización, así como gestión y manipulación. Disponible en todas las plataformas informáticas.

• Adaptación a las necesidades de diferentes niveles: empresa, departamento, área de negocio, etc. Centraliza el acceso a la información actualizada de la organización, al mismo tiempo que puede servir para organizar y acceder a la información de la competencia dispuesta en internet.

• Sencilla integración de multimedia.        

• Posibilidad de integración con las bases de datos internas de la organización.

• Rápida formación del personal.

• Acceso a internet, tanto al exterior, como al interior, por parte de usuarios registrados con control de acceso.

• Utilización de estándares públicos y abiertos, independientes de empresas externas, como pueda ser TCP/IP o HTML.. 

Desventajas:

• No se puede decir: “vamos a ponerla en marcha, ya se le sacará partido”. Muchas Intranet bien construidas tecnológicamente resultan un fracaso. Con frecuencia vemos información desactualizada, mal gestionada por qué no se ha elegido el vehículo apropiado o porque los boletines están inactivos.

• Los aspectos de seguridad son muy importantes. Las intranets son redes expuestas a notables riesgos de seguridad